Une facture électronique est un rappel qui ne remplace pas les factures papier traditionnelles. Il s'agit d'un fichier qui est envoyé au client par voie électronique avec un e-mail en pièce jointe. Le client doit toujours traiter physiquement la facture électronique comme s'il s'agissait d'une facture imprimée. De même, une facture électronique est identique à un fichier PDF joint à un courriel ou imprimé sur papier et envoyé au client. Le logiciel de facturation électronique peut traiter automatiquement une facture par le biais du système de votre client. Cela signifie qu'au lieu de payer manuellement la facture, votre client la paie automatiquement en un clic. Il existe de nombreux formats différents pour les factures électroniques, tels que Chorus Pro, PEPPOL, SAP iDoc et EDIFACT.
La facturation électronique réduit la probabilité d'erreurs !
Les factures électroniques contiennent automatiquement toutes les informations nécessaires en un seul endroit. Cela élimine le risque d'erreurs dues à une erreur humaine. Elles sont émises dans un langage informatique appelé "Universal Business Language" ou UBL. Ce langage vous permet de transmettre facilement les informations de facturation électronique de votre programme de comptabilité à votre client et à votre comptable. En utilisant ce système, vous pouvez vous assurer que chaque client reçoit le bon numéro de compte, le bon montant en dollars et toute autre information pertinente. Cela inclut les informations figurant sur votre bon de commande et votre bon de livraison. En outre, ce système vous permet de suivre les données à tout moment.
Les logiciels conçus pour créer une facture numérique reprennent automatiquement les données d'un fichier de clients et de produits. Cela simplifie le processus de création et de modification des modèles dans MS Word ou Excel. Plus besoin de tâtonner avec les modèles, de formater le texte, d'ajuster l'alignement ou d'ajouter des formules. Une fois les données saisies, les utilisateurs peuvent approuver rapidement leur facture et l'envoyer immédiatement. Découvrez en ligne une plateforme de facturation électronique.
La facturation électronique réduit les coûts !
Une solution de facturation électronique automatisée élimine la possibilité d'erreur humaine lors de la préparation des factures. Cela réduit le temps passé à refacturer les factures et à corriger les erreurs. Les coûts liés à l'embauche de personnel supplémentaire sont évités en passant à la facturation électronique. Si votre charge de travail augmente, aucun personnel supplémentaire n'est nécessaire. Le traitement électronique des factures peut réduire les dépenses jusqu'à 50 %, et même éliminer complètement les coûts avec la facturation électronique automatisée. En fait, le traitement numérique des factures électroniques permet d'économiser de l'argent instantanément.
L'utilisation de l'automatisation des factures pour votre entreprise améliore la communication avec tous vos partenaires commerciaux. Tout d'abord, vous éliminez les factures perdues ou en retard grâce à l'automatisation. En outre, vous assurez une livraison en temps voulu et une précision grâce à l'automatisation. Au fil du temps, les paiements automatiques préservent les relations commerciales existantes. Il est donc moins nécessaire de se concentrer sur de nouvelles opportunités, puisque vous pouvez plutôt vous concentrer sur de nouvelles entreprises.
La facturation électronique réduit les délais de paiement !
La facturation électronique offre de nombreux avantages par rapport aux méthodes comptables traditionnelles. L'un des principaux avantages est que les paiements sont effectués plus rapidement. Les paiements en ligne sont facilités par un simple clic sur un bouton, grâce à une livraison rapide et à une option de paiement intégrée à la facture. Avoir un meilleur contrôle sur vos finances vous aide à planifier et à mieux gérer votre budget mensuel. Cela améliore également votre productivité et conduit à une augmentation de la production de votre entreprise.
Le traitement automatisé garantit que vos factures sont payées à temps avec moins d'erreurs. Personne ne peut modifier votre facture car elle est traitée par un système de fichiers. Pour éviter un transfert de fonds retardé en raison d'adresses de facturation électronique mal adressées ou incorrectes, vous pouvez utiliser une adresse de facturation électronique. Après avoir envoyé votre facture à cette adresse, votre destinataire est certainement le destinataire prévu. Cela permettra donc d'accélérer la période de recouvrement des créances.